如果大家學(xué)會了Word的“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能，這個問題很好解決，而且你會發(fā)現(xiàn)對論文的駕馭變得得心應(yīng)手。“文檔結(jié)構(gòu)圖”最大的優(yōu)點就是論文結(jié)構(gòu)一目了然，準確定位方便快捷。具體用法如下：

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點擊菜單項“視圖”—>“文檔結(jié)構(gòu)圖”，這時在頁面左側(cè)多出一個窗口，它便是顯示文檔結(jié)構(gòu)的地方。接下來的工作就是規(guī)范論文的結(jié)構(gòu)層次。將正文內(nèi)容設(shè)置成“正文”，一級標題的大綱級別設(shè)置成“一級”，二級標題的大綱級別設(shè)置成“二級”，依此類推。

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其設(shè)置方法為：選中標題或正文，點擊菜單項“格式”—>“段落”，在彈出的窗口中選擇“縮進和間距”分頁，在“大綱級別”項選擇相應(yīng)級別。

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這里有一個小技巧，可以大幅減少工作量。首先將論文全部選中設(shè)置成“正文”，然后將第一個一級標題（比如第一章）大綱級別設(shè)置成“一級”，再用“格式刷”（雙擊“格式刷”可連續(xù)“刷”）把其他各級標題的大綱級別全部“刷”成“一級”。這時所有的標題以“一級”大綱級別的形式全部出現(xiàn)在文檔結(jié)構(gòu)圖中。點擊文檔結(jié)構(gòu)圖中的標題就能迅速定位到論文的相應(yīng)位置。點擊第一個二級標題（比如第一章的第一節(jié)），將其大綱級別設(shè)置成“二級”，然后用“格式刷”把其他二級標題的大綱級別全部“刷”成“二級”。“刷”的過程中，可以點擊文檔結(jié)構(gòu)圖中的標題，迅速定位到相應(yīng)內(nèi)容，十分方便快捷。其他級別的標題照此方法做。

規(guī)范論文的結(jié)構(gòu)層次，生成文檔結(jié)構(gòu)圖，除了上述的優(yōu)點外，還有一個更大的好處，那就是在論文撰寫完后自動生成目錄。曾看見有同學(xué)自己編寫目錄，當標題更改時，更新目錄不算費事，但是當頁碼改變時，更新目錄就顯得十分麻煩。其實，Word可以根據(jù)規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次自動生成目錄，完全代替人工編寫。具體方法為：

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將光標移至目錄位置。點擊菜單項“插入”—>“引用”—>“索引和目錄”，在彈出的窗口中選擇“目錄”分頁，然后根據(jù)提示進行相應(yīng)的設(shè)置（篇幅所限，不作贅述），點擊“確定”，目錄便出現(xiàn)了。如果對論文作了修改，可以在目錄上點擊鼠標右鍵，選擇“更新域”，在彈出的窗口中根據(jù)情況選擇“只更新頁碼”或“更新整個目錄”，點擊“確定”，目錄就會自動更新。

學(xué)位論文一般要求各章開頭都要另起一頁，即章標題在頁面頂端。有的同學(xué)在處理章與章之間的間隔時，常常是用很多的“回車”符。這樣處理有一個問題：當修改論文時，前面內(nèi)容的行數(shù)如果變了，后面各章的章標題就不會在頂端，又需要用“回車”符調(diào)整，重復(fù)幾次就會覺得很麻煩。

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如果在章與章之間插入“分頁符”或“分節(jié)符”，就不會有這樣的煩惱了。具體方法為：將光標移至前一章，比如第一章的末尾，點擊菜單“插入”—>“分隔符”，在彈出的窗口中選擇“分頁符”（分隔符類型）或“下一頁”（分節(jié)符類型），點擊“確定”。第二章將另起一頁，無論前面怎么修改內(nèi)容，第二章章標題都處于頁面頂端。

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分節(jié)符比分頁符的作用更大，它可以把論文分節(jié)，使不同的節(jié)可以有不同的設(shè)置，節(jié)與節(jié)互不相干。有時候分節(jié)是必要的。比如頁面方向有橫向和縱向兩種，特別是制作表格時，常常因表格過寬需要制作橫向表格，這時就需把頁面設(shè)置成橫向。如果不分節(jié)，其他頁面都會被設(shè)置成橫向。只有通過分節(jié)，把橫向表格所在節(jié)的頁面設(shè)置成橫向，其他節(jié)的頁面設(shè)置成縱向，才能解決這個問題。另外，如果要求頁碼格式前后不一樣，或者從某一頁開始要重新編號，都需要通過插入分節(jié)符（類型一般為下一頁或連續(xù)）才能實現(xiàn)。

強烈推薦以下方法標注參考文獻：

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1) 將光標移至需標注參考文獻的地方。

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2) 點擊菜單項“插入”—>“腳注和尾注”，在彈出的窗口中進行如圖1設(shè)置后，點擊“插入”。（你會發(fā)現(xiàn)“編號格式”沒有你想要的“[1],[2],[3]…”。沒關(guān)系，有辦法解決。

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3) 光標自動移至論文結(jié)尾。在編號后面輸入?yún)⒖嘉墨I信息。

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4) 參考文獻信息輸入完畢后，雙擊相應(yīng)編號，光標將自動移至論文中標注該參考文獻處。在編號左右分別加上“[”和“]”，并將其格式設(shè)置為“上標”，最終形式為“[1]”。將該編號復(fù)制，粘貼到下一個需要標注參考文獻的地方。此時你會發(fā)現(xiàn)編號變成了“[2]”（或其他編號，依據(jù)所處位置順序自動編號）。

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5) 雙擊編號“[2]”，光標自動移至論文結(jié)尾編號為“2”的位置，更改參考文獻信息。

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通過雙擊相應(yīng)編號可以很方便地在論文和參考文獻目錄間“穿梭”。

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但有一個小缺點：這樣生成的參考文獻目錄始終是在論文最后面。如果要更換目錄位置，只能采取復(fù)制粘貼的方式，致使目錄失去“尾注”功能。建議在論文定稿后再移動參考文獻目錄位置。

當你正在專注于數(shù)據(jù)的處理或是推敲某句話的措詞時，電腦突然斷電、死機，你會因未及時保存文檔懊惱不已。Word的“自動保存”功能可以讓你無憂無慮專心論文寫作。

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其設(shè)置方法為：點擊菜單項“工具”—>“選項”，在彈出的對話框中選擇“保存”分頁。將“自動保存時間間隔”前的復(fù)選框打“√”，間隔時間一般設(shè)為3—10分鐘。因為設(shè)置時間過短，影響系統(tǒng)速度；設(shè)置時間過長，沒有實際意義。