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【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

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知乎用戶@志村雅木茶來說個故事。

當年和我老婆談戀愛,一開始一直不冷不熱,直到有一天,我見她眉頭不展,便詢問何事。

曰:“工作好忙,來不及對數據。”(她在某通訊公司做數據稽核類工作)

仔細詢問教會她使用幾個函數與數據透視表以后,她的工作量降低了約三分之一。

于是就有時間和心情與我愉快地約會了。

再然后就成了孩子她媽了……

所以,你說 EXCEL 厲害不厲害

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

我們的 Resume 上通常都會寫著Proficient at Excel”但是,你真的能達到投行、四大的標準么?

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被人仰望的 Excel 大神

據說 Excel 牛逼的人,能用 Excel 畫圖

比如這樣,閑著沒事給孩子玩著玩的世界地圖:

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還有為家里的愛寵設計屋頂:

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再或者這樣的熱圖分析:

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甚至用?VBA編寫游戲:

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(圖片來自全球神回復)

還有這張會呼吸的地圖顯示的是美國紐約曼哈頓的24小時工作與宅的人口圖。利用條件格式與小方塊,地圖便在 Excel 上被視覺化了。每個 GIF 圖的框架就是一張 Excel 的螢幕截圖:

【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

是不是各種羨慕嫉妒恨

開始 YY 自己像大神一樣用 Excel 指點江山?

還是趕緊醒醒

摸摸你的鼠標還在不在吧

大神也是要慢慢升級的

小白必備快捷鍵,效率提升80%

No.1:快速求和?用 “Alt + =”

Excel 的函數功能非常強悍,求和應該是最常用到的函數之一了。只需要連續按下快捷鍵“alt”和“=”就可以求出一列數字的和

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No.2:快速選定不連續的單元格

按下組合鍵“Shift+F8”,激活“添加選定”模式,此時工作表下方的狀態欄中會顯示出“添加到所選內容”字樣,以后分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定,而不必按住 Ctrl 鍵不放。

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No.3:改變數字格式

Excel 的快捷鍵并不是雜亂無章的,而是遵循了一定的邏輯。如果你想快速改變數字的格式,比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把數字加上美元符號,因為符號$和數字4共用了同一個鍵。同理,“Ctrl+shift+5”能迅速把數字改成百分比(%)的形式。

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No.4:一鍵展現所有公式 “CTRL + ”

當你試圖檢查數據里有沒有錯誤時,<CTRL + `>能夠一鍵讓數字背后的公式顯示出來。“`”鍵就在數字1鍵的左邊。

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No.5:雙擊實現快速應用函數

同一個函數就不用一個一個敲啦。當你設置好了第一行單元格的函數,只需要把光標移動到單元格的右下角,等到它變成一個小加號時,雙擊,公式就會被應用到這一列剩下的所有單元格里。這是不是比用鼠標拖拉容易多了?!

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No.6:快速增加或刪除一列

對于那些整天要和 Excel 打交道的人來說,這個竅門或許能為你節省一點時間。當你想快速插入一列時,鍵入Ctrl + Shift +‘=’ (Shift + ‘=’其實就是+號啦)就能在你所選中那列的左邊插入一列,而Ctrl + ‘-‘(減號)就能刪除你所選中的一列

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No.7:用 F4鎖定單元格

在 Excel 里根據函數填充數據的時候,有時候你希望你引用的單元格下拉時隨之變化,也有時候你并不這么想。當你要“絕對引用”——也就是鎖定單元格的時候,你必須在行列前加$符號。想手動去打這些美元符號?簡直是瘋了。

其實有一個簡單的技巧,就是在你選定單元格之后,按 F4鍵輸入美元符號并鎖定。如果你繼續按 F4,則會向后挨個循環:鎖定單元格、鎖定數字、鎖定大寫字母、解除鎖定。

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函數,工具篇,大神修煉必經

函數是 Excel 中最重要的分析工具,面對400多個 Excel 函數新手應該從哪里入手呢?下面是實際工作中最常用:兩個函數和一個工具

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No.1:Vlookup 函數

Vlookup 干啥用的?數據查找、表格核對、表格合并。簡單講,Vlookup 是一個查找函數,給定一個查找的目標,它就能從指定的查找區域中查找返回想要查找到的值。

Vlookup 基本公式 VLOOKUP(查找目標,查找范圍,返回值的列數,精確 OR 模糊查找)

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【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

No.2:Sumif 和 Countif 函數

按條件求和,按條件計數,很多復雜的數據核對也需要用到這2個函數。

·???????Sumif(判斷區域,條件,求和區域)

·???????Counif(判斷區域,條件)

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No.3:Pivot Table?數據透視表

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選定源數據–“插入”–“數據透視表”,彈出數據透視表的對話框。數據透視表可以插入到新建的 Sheet 頁,也可以在當前 Sheet 中插入。本例中,我們選擇的是在新 Sheet 中插入數據透視表,可以看一下數據透視表的界面。

?【技巧】人人都用Excel,但這些技能讓你效率起飛!

左邊是數據透視表的數據展示部分,靠右邊是數據透視表。數據透視表字段又分為上下兩部分:

1、上面顯示的是數據透視表目前的字段,都是源數據第一行的標題(日期、銷售員)。

2、下面分成了4個部分:篩選器、列、行、值;我們可以把上方的字段鼠標左鍵拖動到這4部分里面。

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是時候扔掉你的鼠標了

CTRL+1:調出“單元格格式”對話框。我們都知道調整單元格格式是非常頻繁的操作,利用這個快捷鍵,能夠為我們節省非常多的時間。

CTRL+2:將選定內容加粗,或者取消加粗

CTRL+3:將選定內容傾斜,或者取消傾斜

CTRL+4:將選定內容加上或者取消下劃線

CTRL+5:將選定內容加上或者取消刪除線

CTRL+9:隱藏選定的

CTRL+0:隱藏選定的

CTRL+HOME:光標定位到工作簿的第一個單元格

CTRL+END:光標定位到工作簿有數據范圍整體區域的最后一個單元格

CTRL+向右箭頭:光標定位到該行有數據存在的第一個單元格,如果該行無數據,則跳到該行最后一個單元格

CTRL+向下箭頭:光標定位到該列向下有數據存在的第一個單元格,如果該行無數據,則跳到該列最后一個單元格,CTRL+其他箭頭的功能與此類此

CTRL+SHIFT+向下箭頭:從當前單元格開始,向下選中所有單元格,直到第一個有數據存在的單元格為止,其他箭頭功能與此類似。

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